Évvégi teendők Nyomtatás

Profit felhasználóink év vége közeledtével gyakran érdeklődnek, vajon mik a teendők a Profitban az évzárással, leltározással, évnyitással kapcsolatban. Ebben az útmutatóban összefoglaljuk az ilyenkor elvégezhető Profit műveleteket.

Itt is hangsúlyozzuk, hogy a Profit nem ír elő "év végi zárás" vagy hasonló feladatot, zárás nélkül is folyamatosan képes naplózni az eseményeket, az alábbi műveletek csupán választható lehetőségek. A műveletek elvégzése megrendelhető a Profit Technikai Támogatástól is.

Leltározás

Az üzletek gyakran év végére időzítik a leltározást. Ennek során felmérik a készletezett cikkek mennyiségét, egybevetik a számítógéppel vezetett készlettel, és a pontos készletről leltárívet nyomtatnak Nézzük, hogyan támogatja mindezt a Profit.

Leltár felvételi ív készítése. Az Árulista modulban készíthetünk termékeinkről a leltár felvételéhez használható listát, melyre kézzel felírhatók a megtalált mennyiségek. A lista jellemző paraméterei: minden árucikket tartalmazzon (vagy készüljön több elosztott lista egy-egy munkatárs számára); az árucikket egyértelműen azonosító oszlopok mellett legyen rajta a Megrendelendő oszlop is, erre a kipontozott részre írható majd a megszámolt mennyiség; a kiválasztott sorrend segítse a cikk gyors megtalálását a papíron.

A megszámolt mennyiségek felvitele a Profitba. A megszámolt mennyiségeket a Készlettábla Indulókészlet oszlopába kell felvinni. A soron következő cikket az F6 Keresés funkcióval könnyen megkereshetjük.

Tipp: Előzőleg célszerű az Indulókészlet oszlopot nullázni a Készlettábla | Készlet menü | Oszlopok nullázása | Indulókészlet funkcióval.

Tipp: A Készlettábla oszlopainak megjelenítése egyenként engedélyeztetők illetve tilthatók. Ha nem látszana az Indulókészlet oszlop, engedélyezzük a Készlettábla | Készlet menü | Készlettábla oszlopai | Indulókészlet sorban.

Tipp: A cikk ismételt előforduláskor a már bejegyzett mennyiségét könnyen növelhetjük az Indulókészlet mezőn állva a + billentyűvel hívható összeadás funkcióval.

Vonalkódos hordozható adatgyűjtő. Ezzel a korszerű módszerrel nagyon pontosan és gyorsan felmérhető a raktári árukészlet. Az adatgyűjtő adatait közvetlenül beemelhetjük az Indulókészlet oszlopba a Készlettábla | Készlet menü | Formula adatbeemelés vagy Scanpal adatbeemelés funkcióval - a készülék típusától függően.

Leltározás két független csapattal. A leltárfelvételi hibákat jelentősen csökkenti, ha a termékek megszámolását két csapat is elvégzi egymástól függetlenül. Miután mindkét két eredményt felvittük a Profitba, lefuttatjuk az eredmények összehasonlítását és az eltérés mutató cikkeket ismét megszámoljuk. A második (ellenőrző) csapat által megszámolt mennyiségeket az Eredmény2 mezőbe kell felvinni. A két oszlop összehasonlításához készítsünk egy Árulista menüpontot, melynek jellemző beállításai: minden árucikket tartalmazzon; kapcsoljuk be az Árukör szűkítése | Csak a leltárrögzítési hibák üzemmódot; jelöljük ki az Indulókészlet és az Eredmény2 oszlopokat.

Tipp: Eltérés esetén az ismételt megszámolásnál helyesnek tartott értéket már elegendő csak az Indulókészlet oszlopba felvinni, a Profit ezt használja a leltárkorrekciós bizonylat készítésekor.

Leltárkorrekciós bizonylat készítése. A leltárkorrekció célja, hogy a valódi és a számítógépen nyilvántartott készlet eltérése esetén az utóbbit egy korrekciós bizonylattal a valódi készlet szintjére hozza. A leltárkorrekció bizonylat készítésének lépései:

  1. Kezdjünk el írni egy Belső számlát, ügyfélként válasszuk a Leltár korrekció nevű ügyfelet.
  2. Kérjük a Tételoldalon a Tételoldal menü | Leltárkorrekció beemelése funkciót.
  3. A megjelenő Árukör beállító ablakban válasszuk Az összes árucikken üzemmódot, mást nem kapcsoljunk be.
  4. Lépjünk tovább a beállító ablakból a PgDn billentyűvel. Ezzel beemeljük az összes olyan cikket, melynél eltérés mutatkozik a Készlet és az Indulókészlet mező adatai között. A beemelt mennyiség pontosan az eltérés lesz, olyan előjellel, mely a belső számla lezárásával a Készletet pontosan az Indulókészlet oszlopban megadott mennyiségre módosítja.
  5. Zárjuk le a leltárkorrekciós bizonylatot, esetleg nyomtassuk ki.

Tipp: Az e) lépés előtt még megvizsgálhatjuk a beemelt korrekciós tételeket. Ha esetleg gyanús leltárhiányt találunk és beigazolódik, hogy téves számolásból adódik, a helyesen megszámolt értékkel javítsuk ki a Készlettábla Indulókészlet oszlopát, töröljük a tételoldalt és kérjük a beemelést a b) pontból újraindulva.

Info: A Készletet mező valójában egy számítás eredménye, azaz a cikk készletmozgásaiból levezetett legutolsó érték. Ha tehát ezt az eredményt módosítani szeretnénk, akkor a levezetésbe be kell szúrni egy módosítást eredményező korrekciós sort - ez pedig a leltárkorrekciós bizonylat.

Leltárív nyomtatása. A pontosan beállított készletről most már készíthetünk egy leltárívet az árulista modulban. A lista fontosabb paraméterei: csak azokat az árucikkeket tartalmazza melyeknek készleten levő mennyisége pozitív szám; értékszámítással készül a készleten levő mennyiség és a beszerzési ár szorzatával; soronként sorszámozott.


Időszak zárása

A Profit folyamatosan képes naplózni az üzleti eseményeket, így a lekérdezésekben akár több évre visszatekintve is végezhetünk elemzéseket. Nagyon nagy számlaforgalmú üzletekben, illetve kis teljesítményű számítógépeket használva egy idő után, ahogy az adatok halmozódnak, kényelmetlenül lelassulhat a Profit. Ekkor hasznos lehet az Időszak zárása funkció. Ez először is archiválja a teljes aktuális Profit rendszert, lehetővé téve a későbbi korlátlan visszakeresést. Ezután az aktuális rendszerben a tetszőlegesen megadott záró dátum előtti bizonylatokat törli, és egyetlen nyitósorral helyettesíti, de kérhető, hogy bizonyos függő bizonylatok továbbra is megmaradjanak. Hangsúlyozzuk, hogy az időszak zárása nem csak aznapi, hanem jóval korábbi záró dátummal is elvégezhető, például egy év végi zárónappal akár februárban is kérhetjük, amikor már lecsengtek az előző év függő ügyletei. Az időszak zárása a Rejtett szerviz menü | Időszak zárása funkcióval végezhető el.

Info: A Rejtett szerviz menü a Profit indításakor a Del billentyű leütésével kérhető, ha a Profit másik példánya nem fut. Belépéshez meg kell adnunk az adminisztrátori jelszót.

Az időszak zárásával a Profit idők során felszaporodott naplóbejegyzései közül a régieket megszüntethetjük, és egyetlen nyitósorral helyettesíthetjük. A módszer szemléltetéséhez az egyszerűség kedvéért csak egyetlen árucikk történetén vezessük le az időszak zárását, ami az anyagkartonban jól elképzelhető. Tegyük fel, hogy a cikknek néhány éves múltja látszik jelenleg az anyagkartonban, és ezután csak az idei évet szeretnénk látni, a korábbiakat nem.

Legyen tehát az időszak zárásának záró dátuma az előző év utolsó napja. Húzzunk képzeletben egy időszakzáró vonalat az anyagkartonban erre a napra. (Persze lehet, hogy pont ezen a napon nem volt mozgása a cikkeknek, de ez nem változtat a lényegen.) A vonal előtti utolsó mozgás aktuális mennyisége a záró készlet, amit jegyezzünk meg. Ezután töröljük le a vonal előtti sorokat, majd egyetlen sort szúrjunk vissza a sor elé: az időszak zárás nyitó sorát. Ennek mennyisége pontosan az előbb megjegyzett záró készlet. Ezzel a művelettel tehát az árucikk korábbi mozgásait egyetlen nyitó sorral helyettesítettük. A Profit ezt a műveletet természetesen minden cikkre elvégzi.

Annak ellenére, hogy záró dátumként egy jóval korábbi időpontot jelölünk ki, mégis előfordulhat, hogy az eltüntetendő időszakban akad néhány olyan bizonylat, melyet mégis meg szeretnénk őrizni, mert valamilyen szempontból még függőben levőnek számítanak, még vissza kell rájuk térnünk. Ilyenek megmaradó bizonylatok lehetnek a szállítólevelek, parkolón levő bizonylatok, a pénzügyileg le nem rendezett bizonylatok. Ezek megőrzéséről az időszak zárásának beállító ablakában külön-külön rendelkezhetünk. Az anyagkartont magunk elé képzelve, a vonal előtti sorok közül ezek megmaradnak, és módosítják a vonal előtti nyitó sor mennyiségét.

Tipp: Időszak zárása többször is elvégezhető ugyanarra a záró napra. Erre akkor lehet szükség, ha az előzőleg megmaradónak hagyott bizonylatok már nem kellenek, és el akarjuk tüntetni azokat.

Tipp: Több raktárt kezelő Profit rendszerben elvégezhető az időszak zárása külön-külön egy-egy raktárra is.

A Pénzügy modult is tartalmazó Profit rendszer elvégzi a pénzügyi naplókban is az időszak zárását. Ezt is az anyagkartonhoz hasonlóan képzelhetjük el. Persze itt az egyes pénzügyi naplók bejegyzéseiről van szó, és egy pénzügyi nyitás keletkezik a kijelölt záró napon. Megszűnnek egyrészt azok a pénztárzárások valamint nem profit bizonylathoz kapcsolódó naplóbejegyzések, melyeknek teljesítés dátuma a záró dátum előtti; másrészt azok a profit bizonylathoz kapcsolódó naplóbejegyzések, melyeknél már nem található meg az a profit bizonylat, melyre hivatkoznak.

Mivel az időszak zárása nagy mennyiségű adatot töröl, a Profit lehetőséget ad a művelet előtt egy teljes adatmentésre. A bekért néven létrehoz egy mentés könyvtárat a profit könyvtár alatt és odamásolja a teljes profit könyvtárat. Később innen indítva a Profitot, az időszak zárása előtti állapotot láthatjuk.

Vegyük sorra az időszak zárásakor beállítható paramétereket:

  • Időszak zárása e nappal bezárólag - Itt kell megadnunk a záró dátumot.
  • Az elmentett adatok könyvtára - Az itt megadott néven létrehoz egy mentés könyvtárat a profit könyvtár alatt, és odamásolja a profit könyvtár teljes tartalmát. A felkínál könyvtárnevet a mai napból képezi.
  • Csak a Pénzügy modul időszak zárása - A Pénzügy modult is tartalmazó Profit rendszer elvégzi a pénzügyi naplókban is az időszak zárását. Itt jelezhetjük, hogy csak a pénzügyi naplókban kérjük az időszak zárását.
  • Időszak zárása csak e raktárra - Több raktárt kezelő Profit rendszerben érvényes, elvégezhető az időszak zárása külön-külön egy-egy itt megadott raktárra is.
  • Megmaradó bizonylatok - Itt kérhetjük külön-külön, hogy az eltüntetendő bizonylatok közül maradjanak meg a Pénzügyileg le nem rendezett (nem kiegyenlített) bizonylatok, Szállítólevelek, Parkolón levő bizonylatok, Félkész bevételezések.

Vigyázat! Az időszak zárása veszélyes, nem visszafordítható művelet, fontos adataink nagy tömegének törlését végzi! Futtatása előtt feltétlenül végezzünk adatmentést!


Új év új számlasorszámokkal

Bár jogszabály nem írja elő, sőt a 24/1995. (XI.22.) PM rendelet igen szigorúan szabályozza a kibocsátott számlák sorszámainak folytonosságát, Profit felhasználóink olykor szeretnék az új évet új sorozatú számlaszámokkal kezdeni. Nézzük, (ha valóban szükség van rá) hogyan valósítható meg ez a Profitban az említett rendelet szem előtt tartásával. A dolgok megértéséhez tudni kell, hogy a Profit bizonylatszámainak felépítése: az első karakter egy betű, ami a bizonylat típusára utal; a második karakter az üzletazonosító kód, ami gyakran szóköz; a 3-8. karakter egy ötjegyű sorszám, ami egy betűkombináción belül (első két karakter) mindig egyedi, ismétlés nélkül.

A sorszám első számjegyével. A sorszám első számjegyét felhasználhatjuk az évszám jelölésére, így például az 1999-es bizonylatszámok közül a első a 90001 sorszámú lesz. Mivel így az ötjegyű sorszámból felhasználjuk a legnagyobb helyi értéket, egy-egy bizonylattípusból évente legfeljebb tízezer készíthető! A bizonylatszámok kezdőértéke a Beállítás | Szerviz menü | Adatkarbantartások | Bizonylatszámok beállítása menüpontban állítható be. Fontos! Itt mindig az aktuális utolsó sorszámok vannak, ezért a kívánt kezdőértéknél eggyel kevesebbet kell ide beírni!

Üzletazonosító kóddal. Az üzletazonosító kód eredeti funkciója, hogy megkülönböztethetők legyenek egy vállalkozás több telephelyén, üzletében az egymástól függetlenül készülő számlák, és elkerüljük a számlaszámok ismételt kiosztását. Ha erre nincs szükség, mert a vállalkozásban csak egy rendszerrel készülnek bizonylatok, felhasználhatjuk az üzletazonosító kódot az évszám jelölésére. Ennek előnye, hogy nem szűkítjük a sorszám tartományt, így évente százezer bizonylat is készülhet egy-egy bizonylattípusból. Az üzletazonosító kód a Beállítás | Alap üzemmódok | Alap üzemmód engedélyezések ablakban állítható be.

Kiegészítő jelzéssel a BVF-ben. Ez a megoldás érvényesülni hagyja a Profit eredeti folyamatos sorszámozását, és emellett bizonylatszám nyolc karaktere mellett, kiegészítésként évszám információt is feltüntet. Például K 01234/1999. Ezzel a módszerrel az évszám információt nem tárolja el a Profit, csak egy kiegészítő jelzést nyomtat a bizonylatra. Megjegyezzük, hogy ez az évszám információ egyébként e módszer nélkül is leolvasható a bizonylaton kötelezően szereplő kiállítási dátumból. A kiegészítő jelzés a Beállítás | Általános | Általános rendszeradatok | Számlapéldány kiegészítő jelzése mezőben állítható be.
A Profit minden gond nélkül folytatja a számlasorszámozásokat a következő évben úgy is, ha az itt említett műveletek kihagyjuk.


Kifutott termékek törlése

Előfordulhat, hogy olyan árucikkek halmozódnak fel a Katalógusban, melyeknek nulla a készleten levő mennyisége és már jó ide nem mozognak, vagyis régen használt, kifutott termékek. Ezek esetleg feleslegesen foglalnak helyet a Katalógusban, és nehezítik az árucikkek áttekintését. A Profit működési elvéből adódik, hogy a Katalógusból nem törölhető árucikk, ha szerepel a Tranzakciónaplóban valamilyen bizonylaton, azaz nem üres az anyagkartonja. Az üres anyagkarton két okra vezethető vissza; egyik, hogy a cikket nem bevételezéssel, hanem a Készlettáblában közvetlenül vettük fel a Katalógusba, másik, hogy időszak zárásával eltüntettük mozgásait. Időszak zárását követően tehát a cikkek törölhetők a Katalógusból, ha anyagkartonjuk üres.

A kifutott termékek egy másik módszerrel is törölhetők a katalógusból: árucikk összevonással. Hozzunk létre egyetlen speciális cikket a kifutó termékek számára. Ezután vegyünk sorra minden olyan cikket, aminek van ugyan anyagkarton bejegyzése, de már nem vagyunk rá kíváncsi, és módosítsuk árukódját arra a bizonyos speciális kódra. Ezzel ebbe az egyetlen cikkbe fésüljük be valamennyi kifutott termékünket, ennek anyagkartonján jelenik majd meg az összes többi mozgása is.


Inaktív ügyfelek törlése

Előfordulhat, hogy olyan ügyfelek halmozódnak fel az ügyfélnyilvántartásban, melyeknek már jó ide nem készülnek bizonylatok, vagyis inaktív ügyfelek. Ezek esetleg feleslegesen foglalnak helyet a Névjegyzékben, és nehezítik az ügyfelek áttekintését. A Profit működési elvéből adódik, hogy nem törölhető ügyfél, ha szerepel a tranzakciónaplóban valamilyen bizonylaton, azaz nem üres az ügyfélkartonja. Az üres ügyfélkarton két okra vezethető vissza; egyik, hogy az ügyfelet nem lezárt bizonylatírás során vettük fel, másik, hogy időszak zárásával eltüntettük mozgásait. Időszak zárását követően tehát az ügyfelek törölhetők, ha ügyfélkartonjuk üres.

Az inaktív ügyfelek egy másik módszerrel is törölhetők: ügyfél összevonással. Hozzunk létre egyetlen speciális ügyfelet a kifutó ügyfelek számára. Ezután vegyünk sorra minden olyan ügyfelet, akinek van ugyan ügyfélkarton bejegyzése, de már nem vagyunk rá kíváncsi, és módosítsuk ügyfélkódját arra a bizonyos speciális kódra. Ezzel ebbe az egyetlen ügyfélbe fésüljük be valamennyi kifutott ügyfelünket, ennek kartonján jelenik majd meg az összes többi mozgása is.